Tietosuoja

HEMMAX TIETOSUOJASELOSTE  1.7.2018

Tietosuojalain ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja.

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Hemmax kerää, käyttää, säilyttää ja suojaa henkilötietoja, sekä varmistaa asiakkaan oikeudet

Käsittelemme henkilötietoja useista tarkoituksissa ja useiden syiden takia. Tässä selosteessa ”Asiakkaalla” viittaamme asiakkaisiin, mahdollisiin tuleviin asiakkaisiin, valtuutettuihin edustajiin ja yrityksen vastuuhenkilöihin.

 

REKISTERINPITÄJÄ JA REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSTIEDOT

Hemmax

Y-tunnus 2915054-7

 

Yhteystaho tietosuoja-asioissa:

asiakaspalvelu@hemmax.fi

 

REKISTERIN NIMI JA TIETOSISÄLTÖ

Hemmax asiakasrekisteri

 

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE / MIKSI KERÄÄMME TIETOJASI?

Henkilötietojasi käytämme tai voimme käyttää muun muassa seuraaviin pääasiallisiin tarkoituksiin:

  • asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen
  • palvelujen tuottamiseen, kehittämiseen ja tarjoamiseen
  • lakisääteisten velvollisuuksiemme täyttämiseen
  • laskutukseen, perintään ja asiakastapahtumien varmentamiseen
  • mainonnan kohdentamiseen
  • palveluita koskevaan analysointiin ja tilastointiin
  • asiakasviestintään, markkinointiin ja mainontaan
  • palveluihin liittyvien Hemmaxin ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden ja tahojen oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaamiseen ja turvaamiseen
  • muihin vastaaviin käyttötarkoituksiin

Siltä osin kuin asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassaolevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä.

Sopimus-, asiakas- tai niihin rinnastettava muu suhde tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimet (sopimus ja sopimuksen täytäntöön paneminen) 

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen tarkoitus on kerätä, käsitellä ja varmentaa henkilötiedot toimeksiantajalta ja toimeksiantajan vastapuolelta ennen vuokrasopimuksen tekemistä, sekä dokumentoida, hallinnoida ja suorittaa sovitun mukaiset tehtävät. 

Henkilötietoja käsitellään myös asuntohakemuksissa, tarjouksissa, vuokrausasiakirjoissa sekä niiden liitteissä sopimuksesta neuvoteltaessa kuin myös sen jälkeen vuokrasuhteen aikana.
 

Laissa, säännöksissä tai viranomaisten ja valvontaviranomaisten päätöksissä määriteltyjen vaatimusten ja velvollisuuksien noudattaminen (lakisääteinen velvollisuus)

Sopimuksen täytäntöön panemisen lisäksi myös laissa, säännöksissä tai viranomaisten ja valvontaviranomaisten päätöksissä määriteltyjen vaatimusten ja velvollisuuksien noudattaminen edellyttää rekisterinpitäjältä henkilötietojen käsittelyä. Tällaisia ovat esimerkiksi:

  • Kiinteistönvälitysliikkeitä koskeva lainsäädäntö, mukaan lukien laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) ja laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000) ja niihin perustuva toimeksiantojen hoitaminen sekä Asiakkaan omien hakujen selvittäminen edellyttävät alla kohdassa ”Asiakasrekisterin tietosisältö” mainittujen tietojen tallentamista, käyttämistä ja säilyttämistä. Välitysliikkeen tulee mm. pitää toimeksiantopäiväkirjaa, johon kuhunkin toimeksiantoon liittyvät henkilö-, kohde- ja tapahtumatiedot asiakirjoineen tallennetaan.
  • kirjanpitosäädökset
  • mahdollinen raportointi vero-, poliisi-, valvonta- tai muille vastaaville viranomaisille

Markkinointi, profilointi, oikeudellisten vaateiden esittäminen tai puolustaminen ja liiketoiminnan kehittäminen (oikeutettu etu)

Henkilötietoja käsitellään markkinointia, profilointia, oikeudellisten vaateiden esittämistä tai puolustamista varten sekä liiketoiminnan kehittämiseen.  Nämä ovat tarpeellisia rekisterinpitäjän liiketoiminnan kannalta välttämättömiä ja perusteltuja Asiakkaan ja rekisterinpitäjän välisen asiakassuhteen perusteella.
 

Suostumukseen perustuva tietojen tallentaminen (suostumus)

Sikäli kuin edellä sanottuihin lakeihin tai olosuhteisiin perustuva rekisteröintioikeus ylittyy, tai mainittua muuta oikeusperustaa ei ole, pyydetään Asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietojen tallentamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen. Toimeksiantotietoja käytetään myös arviointi- ja muihin asiantuntijapalveluihin liittyviin sopimussuhteisiin ja säilytään toimeksiantopäiväkirjaa vastaavin tavoin. 

Henkilötietojen käsittelyyn rekisterinpitäjä tarvitsee suostumuksen esimerkiksi sähköiseen suoramarkkinointiin. Annetun suostumuksen voi koska tahansa peruuttaa.

Mikäli emme saa kaikkia tarvittavia tietoja, ei asiakassuhdetta voida aloittaa tai jatkaa, taikka ryhtyä muuhun sopimukseen tai osallistua oikeustoimeen kanssasi. Mikäli asuntoesittelyssä ei saada kävijän tunnistamiseksi riittäviä tietoja, ei kyseistä henkilöä voida välttämättä päästää asuntoesittelyyn.

 

ASIAKASREKISTERIN TIETOSISÄLTÖ / MITÄ TIETOJA KERÄÄMME? 

Käsittelemme, tai voimme käsitellä, seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

  • perustiedot; nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • tuntemistiedot; omasta tai yrityksen puolesta toimivan henkilön henkilötunnus ja mahdollisesti yritystunnus luotettavaa tunnistamista varten
  • asiakkuus- ja sopimussuhdetiedot sekä niiden tapahtumatiedot; tuotteet ja palvelut, niiden käyttämispäivä, vuokraushakemus/-tarjous liitteineen ja sen hyväksymisen, vuokra- tms. sopimuksen tekopäivä ja tiedot, kohdetiedot, välityspalkkio, palvelun myyjätiedot sekä muut vastaavat tiedot, vakuuden käsittelyyn liittyvät tiedot, tiedot avainten lukumäärästä ja niiden luovutuksista ja palautuksista
  • laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
  • reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot
  • lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • muut asiakkaan itse antamat tiedot

Vuokranantajan osalta käsittelemme lisäksi mahdollisesti seuraavia tietoja:

  • Vuokrattavaan kohteeseen liittyvät omistussuhteiden tiedot mukaan lukien perunkirjoista tai vastaavista saadut tiedot; osoite, kiinteistörekisteri- tai asunto-osakeyhtiötiedot, kunto- ja remonttitiedot, vastiketiedot, koko, huoneluku, vapautuminen, vuokrapyyntö sekä asiakkaan antamat lisätiedot kohteesta

Vuokrahakemuksen/-tarjouksen jättäneen osalta käsittelemme lisäksi  mahdollisesti seuraavia tietoja:

  • opiskelupaikka ja koulutusohjelma muine tietoineen
  • työnantaja ja työsuhteen luonne muine tietoineen
  • lasten määrä ja syntymäajat
  • tiedot lemmikkieläimistä
  • tupakointitiedot
  • taloudellinen tilanne ja tulotiedot sekä luottotiedot ja muut taloudelliset tiedot vuokranmaksukyvyn arvioimista varten
  • nykyisen vuokranantajan nimi ja puhelinnumero
  • suosittelijan nimi ja puhelinnumero
  • mahdollisen holhoojan, takaajan, maksusitoumuksen antajan, edunvalvojan tai muun yhteyshenkilön tiedot
  • mahdolliset muut asiakkaan oma-aloitteisesti hakemuksessa tai muussa yhteydessä antamat tiedot

Näiden lisäksi saatamme käsitellä hakemuksen tai muun yhteydenoton yhteydessä vapaaehtoisesti antamiasi tietoja.

Pyytämiemme henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteen ja/tai asiakassuhteen syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa palvelua.

 

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET JA PÄIVITTÄMINEN / MISTÄ TIETOJASI KERÄTÄÄN?

Henkilötietoja keräämme pääasiassa sinulta itseltäsi toimeksiantosopimuksen, vuokrahakemuksen/-tarjouksen ja muiden toimeksiantoon liittyvien tapahtumien (mm. sähköpostit, puhelinkeskustelut ja muu viestittely), selonottovelvollisuuden täyttämisen ja asiakirjojen laatimisen yhteydessä ja Hemmaxin palveluita muutoin käytettäessä.

Henkilötietoja voimme kerätä ja päivittää myös kolmansilta osapuolilta, esimerkiksi työnantajaltasi asiakassuhteemme perusteella, isännöitsijätoimistoista, kiinteistönhuoltoyhtiöistä, väestörekisteristä, yritysrekistereistä, Maanmittauslaitoksesta ja muista viranomaisrekistereistä sekä luotto- yms. tietorekistereistä.

Suostumukseen perustuvat tiedot keräämme suoraan sinulta tai suostumuksellasi viranomaisen tai kolmannen tahon ylläpitämistä rekistereistä tai lähteistä.

 

TIETOJEN LUOVUTUS / MIHIN TIETOJASI VOIDAAN ANTAA?

Voimme luovuttaa henkilötietojasi voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa, sekä osapuolten välisen sopimuksen toteuttamiseksi tai asiallisen yhteyden täyttyessä. Henkilötietojasi voimme luovuttaa siten esimerkiksi aluehallintovirastolle ja muille viranomaisille, vuokrasopimuksen solmimisen yhteydessä ja toimeksiannon eri vaiheissa mm. isännöitsijöille, huoltoyhtiöille, lukkoliikkeille tai vuokranantajan kirjanpitäjälle.

Tietojasi ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietojasi voidaan kuitenkin siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle lain sallimin tavoin, mikäli tiedot siirretään maahan, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso. Siirto EU:n ulkopuolelle voi väliaikaisesti tapahtua myös erilaisten pilvipalvelujen käyttämisen yhteydessä, kuten esimerkiksi OneDriven tai Google Drive yhteydessä.

Rekisterinpitäjän tietohallinnon ulkoistamisen yhteydessä henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös rekisterinpitäjän alihankkijoiden toimesta, mutta tällöin vain rekisterinpitäjän lukuun. Sellaisia alihankkijoita voivat olla esim. markkinointijärjestelmien palveluntarjoajat sekä asuntojen vuokrailmoitusportaaleja ylläpitävät tahot.

 

 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET / MITEN SUOJAAMME HENKILÖTIETOJASI?

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää Asiakasrekisterin pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja alihankkijoiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

Siltä osin, kuin henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän lukuun tämän alihankkija, on rekisterinpitäjän ja alihankkijan välisillä sopimuksilla huolehdittu asianmukaisten suojatoimien järjestämisestä ja varmistettu, että henkilötietojen käsittely täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

 

TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Säilytämme tietojasi niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty, tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin vaativat, pääsääntöisesti kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä, mutta mahdollisesti pidempään esimerkiksi vuokrasuhteen kestosta riippuen.

Jos henkilötietojesi kerääminen ja säilyttäminen on perustunut ainoastaan suostumukseesi, poistetaan ne pyynnöstäsi.

 

ASIAKKAAN OIKEUDET / MITEN VOIN TOIMIA VARMISTAAKSENI KÄSITTELYN LAINMUKAISUUDEN?

Sinulla on rekisteröitynä oikeuksia hallussamme oleviin henkilötietoihisi liittyen. Sinulla on seuraavat oikeudet:

Tietojen tarkastaminen ja saaminen

Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä sinua koskevia tietoja olemme tallentaneet Asiakasrekisteriin. Sinun on esitettävä tarkastuspyyntö meille kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa. Voimme myös pyytää sinua täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia pyyntösi koskee.

Toimitamme edellä mainitut tiedot sinulle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

 

Virheellisen tiedon oikaiseminen

Sinulla on oikeus oikaista itseäsi koskevia henkilörekisteriin tallennettuja tietojasi siltä osin kuin ne ovat virheellisiä, ellei lainsäädäntö rajoita sitä.

 

Tiedon käsittelyn vastustaminen tai rajoittaminen ja tiedon poistaminen

Sinulla on oikeus vastustaa itseäsi koskevien tietojen käsittelyä suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistä varten sekä rajoittaa sinua koskevien tietojen käsittelyä, sekä oikeus saada sinua koskevat jo rekisteröidyt mainittuun tarkoitukseen tallennetut henkilötiedot poistetuksi, vaikka peruste tiedon käsittelylle muutoin olisikin.

 

Suostumuksen peruuttaminen 

Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu antamaasi suostumukseen, on suostumuksesi koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla siitä meille tässä selosteessa mainittuja yhteystietoja käyttäen. Pyynnön perusteella poistamme kaikki ne tietosi, joita ei ole säilytettävä, tai voida säilyttää, lain tai muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla. Suostumuksen peruuttaminen voi kuitenkin vaikuttaa palvelujen käytettävyyteen ja toiminnollisuuksiin.

 

Tarkastus-, oikaisu- tai muu pyyntö tulee toimittaa meille kirjallisesti ja omakätisesti allekirjoitettuna. Pyyntöä et voi tehdä puhelimitse. Tietoja pyytäessäsi sinun on ilmoitettava nimesi, osoitteesi ja henkilötunnuksesi.  Pyyntöjen toteuttamisen lähtökohtana on maksuttomuus. Jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, esimerkiksi, jos niitä esitetään toistuvasti, voimme kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä tai periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen toimittamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset.

Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, on sinulla oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

 

 TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTOKSET

Parannamme ja kehitämme palveluitamme jatkuvasti, joten tietosuojaselosteeseen saatetaan ajoittain tehdä muutoksia. Tämän takia seloste on aina nähtävillä päivättynä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käyt säännöllisesti sivuillamme ja huomioit mahdolliset muutoksemme selosteessa.